Télétravail : Comment m'organiser ?

Le couperet est tombé, il va falloir travailler à distance dans les prochaines semaines, probablement avec quelques enfants pas loin…Maman Vogue vous a concocté une liste d’outils pour travailler à la maison le plus efficacement possible.

Quand on ne peut plus échanger de documents sur le serveur…

Suite Google drive

Pour stocker, partager et même suivre les modifications documentaires. Offre de stockage illimitée, protection contre la perte de données et gestion centralisée de plusieurs types de documents (textes, tableaux compris). Seul un compte gmail est requis. Un autre outil de partage et de travail collaboratif sur des documents : Dropbox pour stocker ses documents en ligne et les partager avec qui vous voulez. Enfin, si vous cherchez une solution de travail collaboratif, Confluence est un autre outil très complet, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH…).

Quand on ne peut plus faire de points d’avancement en personne…

Gestion de projets collaboratifs via Trello, Asana, Podio,…

Extrêmement utile pour gérer des projets à plusieurs quand on est séparés. L’écran se divise en plusieurs « Boards » auxquels vous pouvez assigner le thème que vous voulez (par exemple, pour ouvrir une boutique, vous pourriez avoir un board sur la recherche du lieu, un sur l’étude de marché, un sur les fournisseurs,…) que vous divisez en « cards » qui représentent des tâches. Vous pouvez aussi choisir de diviser simplement l’écran selon l’état d’avancement des tâches : «  A lancer », « En cours », « En pause », « Terminé », « Validé »,…Vous pouvez assigner les tâches, laisser des commentaires, poser des questions,…

Quand on ne peut plus communiquer en direct avec son équipe…

Les messageries instantanées Slack et Skype

Permettent de maintenir le lien avec ses collaborateurs. Vous pouvez même créer des canaux de communication sur des thèmes en particulier, sur le modèle des groupes Whatsapp. Par exemple, créer des groupes dédiés à certains projets, des groupes dédiés au suivi quotidien, des groupes fonctionnels,…Slack est organisé sous forme de chaînes et on peut aussi organiser des appels audio et des vidéos. A noter que les outils tels que Google Drive, DropBox ou encore Trello peuvent aussi être intégrés dans Slack afin de vous faire gagner du temps.

Skype

Vous pourrez aussi organiser des réunions à distances, avec vidéo, partager un écran pendant la réunion, envoyer des messages instantanés pendant les réunions et partager des documents volumineux, des annotations,…. On peut donc rédiger ou modifier des documents en direct comme si on était tous dans la même pièce.

Enfin, pour vous seul, Evernote

Pour vous créer un journal d’idées, sur la base de bloc-notes pour enregistrer aussi bien des images que des liens, du texte ou des extraits d’informations. Un module spécifique peut retranscrire des captures de votre écran.

Et Pause : une application de méditation pour garder la tête hors de l’eau même si vous travaillez seul et que vous ne pouvez plus vous changer les idées à la machine à café.

Photo : @Virginie HAMON pour MAMAN VOGUE